Organizar um evento corporativo pode parecer tarefa simples. Algo do tipo, contratar local, A&B (alimentos & bebidas), algumas atividades e pronto. Depois é só gerenciar fornecedores. Isso é o que muita gente imagina. 

Mas por trás dos bastidores, sabemos que o desafio é outro, e sempre crescente. Profissionais responsáveis por organizar eventos corporativos sabem, perfeitamente, o valor das palavras “planejamento” e “criatividade”. 

O ano está começando, em especial agora após o carnaval, e as empresas estão se preparando para seus eventos anuais. Então, aqui vão 3 passos que sigo para gerenciar eventos de sucesso e que surpreendam sempre as expectativas dos participantes: 

1. O evento tem que surpreender o participante e não você.

Exatamente, planeje o evento de forma que o participante seja surpreendido e saia do evento encantado com tudo que viu e viveu! Além disso, o evento tem que motivar o participante de tal forma que ele retorne ao trabalho preparado, treinado e decidido a fazer e acontecer.

Para um gestor de eventos nada deve ser surpresa, todos os riscos devem ser avaliados e calculados e cabe a ele decidir se vai ou não se arriscar. Fundamental ter preparado um plano A, B ou C para aquelas situações em que existe a possibilidade do percurso precisar ser desviado. Esse planejamento preciso deixa você livre para resolver e agir nos momentos em que realmente precisar!

2. Tenha pulso firme.

Você passou meses planejando um evento, calculou riscos, ajustou o orçamento, escolheu fornecedores, negociou prazos, decidiu as atividades, fechou a agenda e etc. Este é o momento de ser flexível e propor mudanças. 

Quando o evento estiver acontecendo tenha pulso firma e execute exatamente como planejou! Isso diminui, e muito, a possibilidade de algo dar errado.

Gerencie com responsabilidade os pedidos de última hora motivados por mentes criativas que só aparecem quando o evento está em andamento.

3. Domine seu orçamento

Você já ouviu falar dos famosos extras de um evento? Eles podem acabar com seu orçamento ao final de um evento.

Os extras são inevitáveis, portanto reserve um percentual do seu orçamento para adequá-los ao custo final sem sustos. Não seja surpreendido por custos extras desnecessários e aprovados no calor da emoção!!!!

Obrigada pela leitura!

Ellen Joyce Leite

Gestão de Eventos