Normalmente intitulada “follow-up, que na língua Inglesa significa “seguir de perto”,a função de acompanhar as entregas dos materiais passa a ser essencial para o funcionamento de um Departamento de Compras, na medida em que grande número de fornecedores atrasa sobremaneira o prazo contratado para colocar os itens à disposição da empresa compradora.

  Por incrível que possa parecer, inúmeros materiais simplesmente deixariam de ser entregues, ou o seriam com enormes atrasos, não fosse a existência do “follow up”ativo dentro da empresa compradora.

Sem sombra de dúvida, a realização de “follow up” bem estruturado exerce pressão muito forte sobre os fornecedores, e estes, se tiverem várias opções por produzir, certamente favorecerão aquelas que estiverem melhor acompanhadas

Se a estrutura do departamento de compras comportar, o ideal seria que o acompanhamento de entrega fique segregado a uma pessoa ou a um grupo de pessoas que possam lhe oferecer dedicação exclusiva, isto, porque os compradores estão sempre sobrecarregados de trabalho e, naturalmente, são obrigados a relegar o “follow up” a um segundo plano. Fazem-no por exclusão, “apagando incêndios”.

Atuante, é possível a realização inicial de um eficiente acompanhamento de entregas, fazendo uso da INTERNET. Para tanto, basta ter posse dos endereços eletrônicos dos fornecedores e a eles associar as datas de entrega das nossas centenas de pedidos. O próprio sistema deverá estar preparado para identificar o atraso e, de pronto, passar uma comunicação ao fornecedor, de forma eletrônica. Paralelamente, o sistema manterá, à disposição dos compradores, a relação dos casos em situação de atraso e a comunicação que foi enviada ao fornecedor.  

Importante observar que, com o uso do sistema sugerido, é sensivelmente reduzida a participação dos compradores na realização do acompanhamento de entregas, porque eles deverão intervir unicamente quando a tentativa inicial não surtir efeito ou quando a entrega do material seja realmente imperiosa e a pressão tiver de ser maior perante o fornecedor. Com isso, eles ganharão tempo para realizar outras atividades.

A realização de um eficiente acompanhamento de entregas pressupõe a existência de controles que identifiquem corretamente a posição de entrega de cada pedido, ou seja, é preciso haver um cotejo dos dados contratados com efetivamente entregues, como forma de subsidiar o próprio departamento de compras quanto ao real andamento dos pedidos, além disso, o acompanhamento de entregas é útil para que fique perfeitamente consignada a atuação dos fornecedores em cada processo.    

Quanto à organização do acompanhamento de entregas dentro das áreas de compras, sabemos da existência de vária formas:

·        O próprio comprador efetua o “follow-up”, paralelamente ÀS suas demais funções;

·        Um auxiliar de compras atua exclusivamente ao acompanhamento das entregas. E os compradores somente intervém quando há algum problema;

·        O acampamento é feito por área distinta da de compras, normalmente pela de recebimento de materiais, ligada aos almoxarifados da empresa.

·        Uma estrutura de “follow-up" opera exclusivamente com essa missão, independente dos compradores, porém subordinadas ao departamento de compras.

·      Editado por Carlos Nappo do original: Acompanhamento de entregas.

·      Fonte: Manual do Comprador