Lean no CQ - Gestão visual: ferramenta para a programação analítica

Conceitos e ferramentas Lean são amplamente utilizados nas áreas produtivas de indústrias farmacêuticas, gerando aumento de produtividade, melhoria contínua e diminuição de custos. Na área da qualidade ainda há inúmeras oportunidades, sendo que pensar enxuto se torna fundamental para a competitividade do profissional e da empresa no mercado. Neste contexto, a utilização de ferramentas Lean de gestão visual na área da qualidade é o caminho para a obtenção dos melhores resultados.

Gestão Visual e o impacto na produção enxuta

Em busca da redução de desperdícios (Lean thinking) dentro do processo produtivo é importante que todas as informações e materiais necessários estejam disponíveis e sejam de fácil visualização, interpretação e utilização, gerando uma “gestão visual” da operação.

A utilização da gestão visual na programação analítica é fundamental para auxiliar o gestor do controle de qualidade num de seus principais desafios: “prever de forma confiável os prazos para a decisão do uso de materiais e produtos”. Além disso, a administração racional do laboratório contribui fortemente para a redução de estoques e tempos de espera, dois típicos desperdícios da cadeia de suprimentos.

Como implementar um quadro de programação analítica Lean?

Existem várias maneiras de realizar a programação de laboratórios sendo que o texto irá apresentar um modelo específico, que deve ser adaptado a cultura e procedimentos de cada empresa. O que se espera com isto é que os principais pontos para a utilização racional de recursos e para a melhoria contínua sejam apresentados e discutidos, garantindo assim o sucesso da implementação.
O quadro de programação analítica deve apresentar no mínimo as seguintes informações:
a) Analista versus atividade
b) Campo para verificar o cumprimento ou não da atividade (executado/ reprogramado)
c) Campo para relatar os motivos para o não cumprimento das atividades no período proposto (atraso ou adiantamento)
d) Campo para o preenchimento de ações propostas para a correção/melhoria contínua
Importante ressaltar que o quadro deve estar em lugar de fácil acesso a equipe, seja de fácil preenchimento e tenha boa organização dos dados, para facilitar o entendimento da informação. (veja o infográfico)
Após definir o modelo do quadro você deve definir os pontos abaixo:
a) Tempos padrão para a realização das análises de acordo com a estratégia de atribuição de atividades de seu laboratório
b) Periodicidade de elaboração e divulgação do quadro de programação
c) Responsabilidades pelo preenchimento e periodicidade de discussão dos dados preenchidos
d) Tempos padrão para a discussão de dados e determinação de planos de ação
e) Responsável pela consolidação e acompanhamento dos planos de ação para a correção e melhoria contínua.


É sugerido as seguintes categorias para o não cumprimento da programação:
 a) Planejamento: o tempo programa do para realização da análise era adequado?
b) Equipamento: os equipamentos estavam disponíveis? Houve algum problema no momento da utilização?
b) Material: todos os materiais necessários para a análise estavam disponíveis e de fácil acesso? Houve algum problema com algum material?
c) Qualidade: os métodos eram adequados? Robustos?
d) Segurança: houve algum acidente ou quase acidente que atrasou a análise. Há alguma atividade insegura que motivou a interrupção das atividades?
Em qualquer implementação de cultura Lean a responsabilização pelo resultado e o GEMBA tem que ser predominante. Neste contexto é determinante que os executantes das análises preencham o quadro diariamente (executado/reprogramado) e indiquem quais foram as principais causas para o não cumprimento do planejado (atraso ou adiantamento). O responsável pela programação deve diariamente verificar o cumprimento das atividades em reuniões curtas (5 a 15 min), coletar as principais conclusões para o não cumprimento e determinar o plano de ação. Disciplina, disciplina, disciplina! Esta é a palavra de ordem para a transformação cultural e o sucesso da implementação.

Quais os principais indicadores e ações a serem realizadas?

Agora com o quadro de programação LEAN em funcionamento, deve-se monitorar dois indicadores principais. O primeiro provem do próprio quadro que é a aderência a programação. Ele é calculado pela razão entre as análises realizadas dentro do programado (executado) por todas as análises programadas. Este indicador é fundamental para avaliar se houve evolução na determinação da programação analítica, padrões de tempo e melhoria nas condições de trabalho. O outro indicador a ser monitorado é a aderência aos prazos fornecidos ou determinados para o parecer analítico sobre materiais e produtos, afinal de contas, não adianta atender as necessidades internas e não atender a necessidade da companhia.
Também, deve-se ter especial atenção ao cumprimento de prazos dos planos de ação propostos nas reuniões diárias e ter comunicação clara sobre o andamento a equipe envolvida. Este é um fator crítico para o sucesso da implementação e criação da cultura LEAN e da melhoria contínua. Não há pior situação do gerar expectiva e não cumpri-la!

Qual o impacto na produtividade e na confiabilidade dos prazos do laboratório?

A utilização de quadros de programação LEAN, além de facilitar a visualização da situação da operação a qualquer momento, geram uma onda de responsabilização por resultados, melhorias operacionais e motivação da equipe. Tudo isto, com certeza aumenta consideravelmente a produtividade e clima organizacional de seu laboratório.
Para a companhia, fica a imagem que o laboratório é um lugar organizado, confiável e que atende aos prazos de maneira exemplar. Quando não, comunica de maneira antecipada, não gerando falsas expectativas.

autor:

Robson Assis França é farmacêutico Industrial e black belt com MBA em projetos e Master na gestão do supply chain. Atua como gestor da área de Qualidade em indústrias farmacêuticas e é fundador do grupo Farma Info do linkedin.